:: home

:: nieuws

:: agenda

:: theatergroepen

:: regisseurs

:: festivals

:: prikbord

:: depots

:: links

:: gastenboek

::

Vragen over NVA lidmaatschap, boekjes, onderscheidingen of opvoeringsrechten: Webmaster Mail geen persberichten: gebruik de agenda. De webmaster kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor berichten van derden.

FAQ (Veelgestelde vragen)

• Wat is de NVA?
  
• Depots
• De Kunst (is opgeheven)
• De website
• Verzekeren via de NVA
• Hoe en waar kunnen onderscheidingen voor jubilarissen in de vereniging worden aangevraagd
• Koninklijke erepenning voor jubilerende Theatergroepen
• Waar en hoe kunnen tekstboekjes worden besteld?
• Kan er worden geholpen met repertoire-keuze?
• Mag een amateurvereniging een bepaald stuk opvoeren?
  • Amerikaanse stukken, Bredero en betalingen !!!!
    
• De meest gestelde vragen over auteursrecht én de antwoorden overzichtelijk gebundeld.
• Is er een collectie met geluiden?
• Waar kunnen (complete) lichtinstallaties worden gehuurd?
• Waar kan theatertechnisch advies worden ingewonnen?
• Waar kunnen wij terecht voor subsidies?
  

Meer veelgestelde vragen:

• Veiligheid en Uitleg ARBO-regels met betrekking tot theaters
• Overige brandveiligheid
• Het schrijven van een persbericht en contact met dagbladen.
• Hoe beleggen wij een algemene ledenvergadering
• Hoe sluit ik een contract af met een regisseur?
• Wat is het verschil tussen een stichting en vereniging ?
• Het aanleggen en bijhouden van een verenigingsarchief
• Op de website vanTheaterNV vindt u meer informatie over:
  
  
  • Organiseren
  • voorbeeldcontracten
  • financiën
  • auteursrecht
  • PR plan
  • productieplan
  • beleid
  • belangrijke adressen
  • besturen
  • Repertoire
  • bibliotheken
  • Repertoireadvieslijn
  • repertoire info
  • internet dionysia
  • auteursrecht
  • Maken
    (indien aanwezig via de pagina's)
  • regisseurs
  • schrijvers
  • choreografen
  • componisten
  • theatertechnici
  • theatervormgevers
  • dramaturgen
  • grimeurs
  • theaterfotografen
  • productieleiders
  • verhuur
  • scholing
  • Etc.

NVA en lidmaatschap

Juli 2011:
Op de wiki Amateurtoneel kunnen we lezen: "De Nederlandse Vereniging voor Amateurtheater heeft op haar vergadering van 23 april 2011 besloten zich per 31 december 2011 op te heffen."

Theatergroepen zijn lid van de NVA en daardoor tevens lid van de regio waartoe zij behoren. Aanmelding voor een lidmaatschap geschiedt bij de NVA in Den Haag. Zij kunnen dus gebruik maken van de faciliteiten die de NVA, en eventueel de regio hun biedt. Men kan ook individueel lid zijn van de NVA, en dus lid van de regio zijn.

Nederlandse Vereniging voor Amateurtheater (NVA)
Postbus 61143
2506 AC Den Haag
telefoon 070 - 360 29 94

De NVA vraagt voor het lidmaatschap contributie.
Informatie over (Basis)contributie voor Theatergroepen en voor particulieren kunt u bij hen aanvragen.

Depots

Stichting De Kunst in Alkmaar heeft nauwe, statutair vastgestelde contacten met de depots voor licht en geluid en decors. Deze depots in Schagen en Westzaan zijn opgericht met gelden van het provinciaal Prins Bernhardfonds.

Deze depots zijn een belangrijk ondersteunend element bij het streven de kwaliteit van het amateurtheater te bevorderen en de participatie te verhogen. Men kan er apparatuur huren en advies krijgen betreffende licht en geluid etc.

Stichting De Kunst

Stichting De Kunst is opgeheven vanwege bezuinigingen.

Website

Theatergroepen kunnen zich op deze website profileren, activiteiten aankondigen en programma’s publiceren.

Er is een prikbord. Theatergroepen kunnen hier zelf hun meldingen of vragen plaatsen. Het prikbord is niet bedoeld voor commerciële instellingen. Bent u op zoek naar een bepaald stuk, zoekt u kleding, requisieten, decors, etc., dan bent u op het prikbord op de juiste plek.

De website publiceert een adressenlijst van de regiobesturen, de depots, een regeling voor onderscheidingen en jubilea loopt nu via de NVA van personen en theatergroepen, data en gegevens van eenakterfestivals, verhalenfestivals (ook in de kolom op de homepage) en in de toekomst mogelijk andere activiteiten zoals workshops, theaterdagen en voorstellingen etc.

Regisseurs kunnen op de website kwijt of zij wel of niet beschikbaar zijn voor Theatergroepen. Wanneer deze gegevens op onze website staan, kunnen Theatergroepen op een eenvoudige manier een keuze maken en met u in contact komen.

Men kan dus heel veel informatie over activiteiten in de regio’s en de provincie vinden op het internet mits de website maar wordt gevuld met mededelingen verstrekt door theatergroepen, regisseurs, betrokkenen en organisatoren van activiteiten op een breed terrein betreffende Theater.

Wat kan de NVA een theatergroep bieden? Welke zijn goede redenen om lid te worden van de NVA?

Juli 2011:
Op de wiki Amateurtoneel kunnen we lezen: "De Nederlandse Vereniging voor Amateurtheater heeft op haar vergadering van 23 april 2011 besloten zich per 31 december 2011 op te heffen."

Verzekeren via de NVA

• Tevens is er standaard een goederentransportverzekering. Verzekerde zaken zijn meubels, audio-visuele apparatuur en andere toneelbenodigdheden ten behoeve van de aangesloten toneelTheatergroepen, al dan niet in bruikleen in de ruimste zin des woords, echter exclusief geld, geldswaardige papieren en sieraden.

• Een van de diensten die de NVA in haar pakket heeft is een collectieve ongevallenverzekering.

• Cursussen

• Onderscheidingen
  
  

  Juli 2011:
  Op de wiki Amateurtoneel kunnen we lezen: "De Nederlandse Vereniging voor Amateurtheater heeft op haar vergadering van 23 april 2011 besloten zich per 31 december 2011 op te heffen."

  Fijn dat ze onze website niet hebben ingelicht na al die jaren.

• Koninklijke erepenning voor jubilerende Theatergroepen
  
  Een 50-jarig jubileum – of een volgend meervoud van 25 jaar - kan aanleiding vormen voor Hare Majesteit de Koningin een (toneel)vereniging de Koninklijke erepenning toe te kennen.

  Als een vereniging voor de erepenning in aanmerking wil komen, dient een aanvraagformulier bij de gemeente te worden opgevraagd. Voor vragen is de gemeente ook het aanspreekpunt.

• Bibliotheek

• Tekstboekjes
  
  Indien een vereniging tekstboekjes wil aanschaffen, kan de NVA bemiddelen en korting bedingen bij diverse toneeluitgeverijen. Daarnaast geeft de NVA zelf een groot aantal teksten uit in manuscriptvorm; niet-leden betalen hiervoor 40% meer.
  
  

• Repertoire-advies
  
  Juli 2011:
  Op de wiki Amateurtoneel kunnen we lezen: "De Nederlandse Vereniging voor Amateurtheater heeft op haar vergadering van 23 april 2011 besloten zich per 31 december 2011 op te heffen."

  Fijn dat ze onze website niet hebben ingelicht na al die jaren.
  De twee dramaturgen van de Repertoireadvieslijn (Sabine Oprins & Remko Weijer) staan leden van de NVA gratis ten dienste bij het vinden van een geschikt stuk. Of u nu alleen maar vrouwen tot uw beschikking heeft, stukken zoekt die gaan over de Tweede Wereldoorlog, of een schoolvoorstelling organiseert, er wordt voor u een advies op maat gemaakt en u krijgt de teksten thuisgestuurd.
  
  Sabine Oprins en Remko Weijer
  van maandag t/m donderdag van 10.30 uur tot 12.30 uur
  telefoon 070 - 360 35 32
  Daarnaast is zij op ieder gewenst tijdstip per mail bereikbaar:
  
  Repertoireadvies by night

• Vanaf 1 september 2008 zullen de openingstijden van de Repertoireadvieslijn worden verruimd. Regelmatig wordt door gebruikers de vraag gesteld: ‘Is het niet mogelijk om ook ’s avonds te bellen?’ Daarom is besloten om naast de gebruikelijke tijden, de lijn op dinsdag en woensdag ook tussen 17.00 en 20.00 te openen.

  De advieslijn is dan bereikbaar op:
  maandag 10.30 – 12.30 uur
  dinsdag 10.30 – 12.30 uur & 17.00 – 20.00 uur
  woensdag 10.30 – 12.30 uur & 17.00 – 20.00 uur
  donderdag 10.30 – 12.30 uur

  Er is ook een repertoirecatalogus. Hierop kan men een abonnement nemen. De gegevens die de repertoirecatalogus biedt zijn: Titel en oorspronkelijke titel, auteur, vertaler, bewerker, eventuele verwijzingen naar andere bewerkingen, jaar van eerste publicatie, uitgever, bezetting en verdere bijzonderheden als thema, genre, tijdsduur, aantal bedrijven, aantal decors, korte inhoud en auteursrechtenbureau.
  
  Het is een jaarlijkse papieren uitgave waarin een selectie van de teksten wordt beschreven.
  

• Om gebruik te kunnen maken van de diverse diensten dient u lid te zijn van de NVA. Voor informatie en/of aanmelding kunt u contact op nemen via de bovenstaande adresgegevens.
  

• Opvoeringsverboden: men zij heel voorzichtig met het opvoeren van teksten die ook door professionele gezelschappen worden opgevoerd. Informeer van te voren, als u een keuze hebt gemaakt, bij de NVA en of de rechtenbureaus. De belangrijkste zijn
  
  I.B.V.A. Holland te Alkmaar
  
  en
  
  Stichting Bredero te Krommenie
  Valeriaanstraat 13
  1562 RP Krommenie
  Tel.: 075-6409076
  E-mail:

  Voor stukken uitgegeven door Stinedra wendt u zich tot: Uitgeverij Stichting Stinedra
  Perponcherstraat 116
  2518 TA Den Haag
  
  
• Voor nadere informatie zie men hiervoor de Theater nv een landelijk blad dat vijf maal per jaar verschijnt en dat gratis wordt toegestuurd aan de secretaris van de vereniging of aan persoonlijke leden van de NVA.

• Opvoeringsrechten (RTV NVA 22-04-2006)

  Groepen krijgen regelmatig zowel van IBVA als van Bredero een rekening. Regelmatig heeft een groep bij de een betaald en krijgt dan achteraf een brief met dreiging van incasso en deurwaarder van de ander.

• Het bestuur NVA heeft in een aantal gevallen succesvol geïntervenieerd in ad-hoc-problemen. Structureel streeft de NVA er nu allereerst naar om een lijst te maken met alle titels en schrijvers met vermelding wie gerechtigd is de opvoeringrechten te incasseren, vervolgens de lijst met vertalingen en vertalers ook weer met vermelding wie welk opvoeringrechttarief mag innen.
  
  Op een groot deel van de lijst zal een enkelvoudige claim zijn van IBVA of Bredero. Op een aantal titels zullen beiden claimen rechten te mogen innen. De lijst zal dan waarschuwen voor deze dubbele claim.
  
  Vervolgens zal de NVA bewijsstukken opvragen wie echt gerechtigd is, en als dat is uitgezocht zal de lijst weer een eenduidige vermelding geven.
  

  Tot dit echt geregeld is, is er maar één advies voor groepen, die op dit soort problemen stuiten:

- lid worden van de NVA, als men dat nog niet is.
- alle stukken + achtergrondinformatie mailen naar de NVA
- de NVA zoekt dan uit wat men echt had moeten betalen aan wie
- de NVA bestrijdt voor u alle incasso, boete en ander kosten, die u ten onrechte zijn gefactureerd als u te goeder trouw gehandeld hebt.

• ALMO meldt, dat Amerikaanse agenturen voortaan de volgende procedure hanteren voor het verlenen van toestemming tot opvoering in Nederland.
  
  
  • De toestemming voor de opvoering van een stuk, dient vooraf te worden aangevraagd bij de agentuur van ALMO (het kan zijn dat er een claim van een beroepsgezelschap is dat het stuk dat jaar niet door anderen opgevoerd mag worden bijvoorbeeld). 
    
    
  • De aanvraag voor een opvoering in Nederland dient via Bredero, de agentuur van Almo in Nederland, ingediend te worden.
    
    
  • De aanvraag dient te vermelden: Naam vereniging, factuuradres, geplande voorstellingsdata, geplande voorstellingslocatie(s), zaalcapaciteit(en) van de locatie(s).
    
    
  • Er wordt door Bredero een factuur verzonden, die binnen 2 weken moet worden voldaan (ook als de voorstelling pas veel later zal zijn). Daarop zijn uitzonderingen. Neem daarom altijd contact op met het auteursrechtenbureau voor de meest actuele informatie.
    
    
  • Indien de factuur niet is voldaan voordat het stuk feitelijk wordt opgevoerd, dan is de voorstelling een illegale opvoering van het stuk.
    
    
  • Indien er een stuk wordt opgevoerd waarbij niet vooraf is geverifieerd of dat opvoeringrechtelijk mogelijk is, dan is dat een illegale opvoering van het stuk.
    
    
  • Illegale voorstellingen, achteraf geconstateerd, worden in principe beboet naast de verplichting om achteraf de opvoeringrechten te voldoen (dit kan oplopen tot het dubbele van de oorspronkelijke opvoeringrechten).
    
    
  • Theatergroepen, die een illegale voorstelling hebben gegeven, worden daarom aangeschreven met een rekening inclusief boete.
    
    
  • Indien de rekening vanwege een illegale voorstelling niet binnen 4 weken is voldaan volgen aanmaningen en incassokosten.
    
    
  • Indien er door de vereniging (binnen 4 weken) aannemelijk kan worden gemaakt dat men uit onwetendheid en te goeder trouw heeft gehandeld, dan kan een vermindering van de boete worden toegepast (tijdens de behandeling van een dergelijke zaak worden aanmaan- en incassorechten opgeschort).
    
    
• Meer informatie is op te vragen bij Stichting Bredero, Valeriaanstraat 13, 1562 RP Krommenie.
  T 075 640 90 76 E stichting.bredero@xs4all.nl
  
  
• De meest gestelde vragen over auteursrecht én de antwoorden overzichtelijk gebundeld.
  • Meer informatie over dit onderwerp vindt via op de website theaterrepertoire.theaterwerk.nl
  • U wordt geadviseerd om (juridische) problemen met de uitvoering voor te leggen aan Kunstfactor (de heer Heimans).

• Geluidsdepot (Westzaan)

• Lichtdepot (Westzaan en Schagen)

• Theatertechnisch advies.
  

  De doelstelling is: amateurtheatergroepen in staat stellen theatertechnisch advies in te winnen om zodoende de kwaliteit van hun zaal of voorstelling te verbeteren. Er zijn kosten aan zo’n advies verbonden. Informatie hierover bij de NVA.
  

Subsidies voormalige "NHCA pot"

Voorwaarden: Alleen leden van de NVA in de provincie Noord-Holland kunnen een bijdrage aanvragen.

Nederlandse Vereniging voor Amateurtheater (NVA)
Postbus 61143
2506 AC Den Haag
telefoon 070 - 360 29 94

Je kunt verder subsidies krijgen voor uitzonderlijke producties bijv. van de regionale Rabobank en Prins Bernhard Cultuurfonds. Het moet meestal wel echt iets speciaals zijn.

Het fondsenboek is meestal wel in te zien in de Openbare Bibliotheek of de Gemeentebibliotheek, als het niet al digitaal is. Het VSB fonds is ook nog een goede. Kijk ook op www.theaternv.nl Ga eerst naar de knop Organiseren, dan naar Financiën en dan naar Subsidieregelingen, Fondsen en Sponsoring. Daar staan voorbeelden, links en de tip om te kijken naar wat de voorwaarden zijn van de fondsen voor subsidies.

Meer veelgestelde vragen (niet NHCA-specifiek):

Veiligheid

Uitleg ARBO-regels met betrekking tot theaters
( uit brief Witte Theater aan Theatergroepen)
Meer informatie http://www.arbopodium.nl/

De laatste jaren is er in de professionele theaterwereld veel veranderd t.a.v. veiligheid, werktijden voor de werknemers, en wat dies meer zij. Meer op onze "Veel gestelde vragen"-pagina. Hierdoor zijn er bij ons in het Witte Theater een aantal dingen veranderd die nog niet zijn doorgevoerd in de niet professionele theaters, buurthuizen etc. Dit zal in de nabije toekomst ook in deze instellingen gaan plaatsvinden. Nu stond veiligheid al boven alles, maar e.e.a. is nu wettelijk vastgelegd. Dit geldt ook voor u als bezoekend gezelschap. Een aantal zeer belangrijke punten voor u zijn:
- Het decor moet veilig zijn voor spelers en derden (technici, publiek).
- Het decor moet brandvertragend zijn.
- Het decor dient van degelijk materiaal te zijn vervaardigd.
- Het decor moet zo licht mogelijk doch stevig zijn en makkelijk op- en af te breken te zijn.
- Alle verf / lak die gebruikt wordt voor het decor dient op waterbasis te zijn.
- Alle doeken die gebruikt worden moet brandvertragend behandeld zijn, met een zoutoplossing.
- Alle decor stukken die hangen moet gezekerd zijn met staalkabel en niet met kettingen.
- Het is ten alle tijden verboden om op het grid (loopbruggen) te komen zonder toestemming.
- Alle eventueel gebruikte elektrische apparaten moeten voldoen aan de CE norm.
- Open vuur is verboden.
- Tijdens het opbouwen, spelen en afbreken mag er in de zaal niet gerookt worden. Deze punten zijn niet door het Witte Theater opgesteld, maar wettelijk vastgelegd en landelijk van toepassing. Er wordt dan ook regelmatig steekproefsgewijs gecontroleerd. Dit kan dus ook bij uw voorstelling het geval zijn. Het Witte Theater kan uw voorstelling dan ook weigeren als u zich hier niet aan houdt. Het Witte Theater is namelijk aansprakelijk als eindverantwoordelijke. Dit klinkt op het eerste gezicht héél streng, maar het is beter om er nu mee geconfronteerd te worden dan dat u straks voor onaangename verrassingen komt te staan.

Zie gehele brief [Witte Theater; in context Kennemerland Eenakterfestival] (Word Doc)
ARBO contract [Witte Theater; in context Kennemerland Eenakterfestival] (Word Doc)

Brandveiligheid:
(met dank aan website ZCA / Zaanstreek)

1. Controleer voor uw voorstelling alle uitgangen, nooduitgangen, sluitingen e.d.
2. Zorg ervoor dat bijvoorbeeld voor een nooduitgang, op of achter het toneel geen decorstukken worden geplaatst.
3. Geef duidelijk aan waar zich uitgangen en nooduitgangen bevinden.
4. Koppel stoelen aan elkaar vast.
5. Wees uiterst voorzichtig met brandbare materialen.
6. Zorg ervoor dat in toneelzalen niet gerookt wordt.
7. Zorg ervoor dat achter het toneel, bij decors, in opslagruimten niet gerookt wordt.
8. Maak decors altijd brandvrij.
9. Zorg voor een brandblusapparaatuur en controleer hoe aanwezige apparatuur werkt.
10. Neem desgewenst contact op met de plaatselijke brandweer om de situatie ter plaatse te beoordelen en informeer naar plaatselijke verordeningen.

Perscontact / persbericht:
(met dank aan website ZCA / Zaanstreek)
Algemeen doel van perscontacten: goede en goed getimede publiciteit.
Per vereniging een contactpersoon die werkelijk alles van de vereniging afweet en bevoegdheid heeft om te reageren.
Per krant contact houden met één journalist.
Aanleiding tot publicatie moet het waard zijn:
aankondigingen, besluiten, jubileumvoorstelling, afscheid van een regisseur, grote/kostbare productie, jaarverslag, samen­werking met derden, thema productie, jubileum van een speler, acties, toespraken onder embargo enzovoorts.
Voor de journalist staat nieuws voorop. Een bericht moet door de vereniging niet worden gezien als 'gratis reclame'.
Vergeet niet te voldoen aan de vier W's van het persbericht

Wat gebeurt er ?
Wie doet wat ?
Waar gebeurt het ?
Wanneer gebeurt het?

Afgeleid van de vijf journalistieke hoofdregels: wat - wie - waar - wanneer - waarom
Bespreek voorts met de krant:
- wanneer moet iets binnen zijn?
- moet er wel of geen foto bij ?

Intern te regelen:
- opstellen van een publiciteitsplan (per jaar?)
- wie draagt als enige de verantwoordelijkheid voor de contacten met de pers?
Die persoon (bij voorkeur een bestuurslid) vermijdt dat er tegenstrijdige of niet voldoende gecontroleerde mededelingen worden verstrekt. Parate kennis over het reilen en zeilen in de vereniging is een vereiste.
Hij/zij moet altijd bereikbaar en toegankelijk zijn.

- overwegen:
wanneer kom je over de brug met een bericht (kort, snel, zakelijk, getypt, feiten als data, getallen, namen goed op een rijtje), interview (hoogtepunt rondom een persoon) of persconferentie met persmap (zwaarwegend onderwerp dat toelichting behoeft).

Een persbericht is een duidelijker manier om zaken uit de doeken te doen dan een vraaggesprek.

- Het bericht geeft goede informatie, alsmede meningen die de vereniging aan de pers wil meedelen. - Het is makkelijker voor de journalist te lezen dan op dat moment inderhaast gemaakte aantekeningen.
- Het bericht is makkelijker te bewaren en later nog eens na te lezen.

Een persconferentie
- geeft uitleg aan de hand van een persbericht, dat later wordt uitgereikt;
- heb een persmap met toespraken, foto's en dergelijke achter de hand;
- presenteer het onderwerp met een kleine groep (met een voorzitter);
- houd het kort en geef voldoende ruimte tot het stellen van vragen;
- let op het meest uitgelezen tijdstip: op welk moment komt het de pers uit om met de vereniging te praten (hangt af van de sluitingstijden van de kranten).
- redacties die onverhoopt niet opdagen, onmiddellijk zelf bezoeken en de documentatie afgeven en toelichten.

In het algemeen:
- wees ervan bewust dat de journalist nieuws verzamelt, uitmaakt wat nieuws is en het laatste woord heeft.
- Elke journalist verwacht informatie
- De pers moet zo snel, eerlijk en volledig mogelijk worden geïnformeerd.
- Primeurs respecteren, ook al zijn ze de vereniging misschien niet zo welgevallig.
- Adverteren in de krant verplicht de journalist tot niets.

Alkmaar, 30 oktober 1992 - Wim Spruit

Literatuur: - Het Mediaboek, Gerard Boon/Kees Brants Uitgeverij: Stichting Burgerschapskunde, Leiden.

- Iedereen wil in de krant, Theo Kroon. Uitgeverij: Terra, Zutphen.

Persbericht:

Stuur uw persbericht tijdig aan de betrokken dag- en weekbladen.
Tijdig wil zeggen: ongeveer twee weken voor u het bericht in de publiciteit wilt hebben.
Vermeld duidelijk in welke week u het persbericht geplaatst wilt zien.

Bedenk een 'kapstok' waaraan de informatie die u geeft opgehangen kan worden. Denk hierbij aan het thema van de voorstelling of aan bijzondere omstandigheden.

Doe eventueel een suggestie voor de kop van het bericht.

Zorg voor zakelijke gegevens omtrent:

1 naam van de vereniging
2 plaats, adres, telefoonnummer en emailadres voor nadere inlichtingen
3 titel van het stuk
4 naam van de auteur
5 naam van de regisseur
6 zaal waar de voorstelling gegeven wordt
7 aanvangstijd
8 prijs van de toegangskaarten
9 wijze van reserveren
10 eventuele bijzonderheden, bijvoorbeeld indien van een jubileum sprake is.

Houd de tekst leesbaar en overzichtelijk. Maak geen lange, ingewikkelde zinnen. Gebruik alinea’s.

Voeg eventueel in een bijlage extra-informatie toe over het stuk dat opgevoerd zal worden, over de schrijver e.d. Soms maakt de krant hiervan graag gebruik. Houd het leesbaar.

Voeg eventueel een duidelijke zwart-wit foto toe, desgewenst voorzien van een onderschrift. Vermeld hierop de naam van de fotograaf.

Handgeschreven persberichten werken spelfouten in de hand.

Lees het boekje "Ik wil in de krant, handleiding voor iedereen die wel eens iets in de pers wil hebben" van Jan Louwen.
Uitgave: Mondria Uitgevers, Hazerswoude, 1986. ISBN 90.6555.365.7

Dit boekje geeft tal van nuttige tips voor het schrijven van persberichten e.d.

Hoe beleggen wij een algemene ledenvergadering:
(met dank aan website ZCA / Zaanstreek)
(Een voorbeeld)

TONEELVERENIGING (naam)
Secretariaat (naam secretaris, adresgegevens)
Plaats, datum

L.S.,

Hierbij nodig ik U uit tot het bijwonen van een Algemene Ledenvergadering, welke gehouden zal worden op ...dag ..... (datum) in ..... (plaats).

De vergadering begint om .... uur.

Agenda
1. Opening.

2. Mededelingen (o.a. berichten van verhindering, huishoudelijke mededelingen).
3. Notulen Ledenvergadering, d.d. ..... (datum, jaar)
a. Vaststelling van de tekst;
b. vragen n.a.v. de notulen voor zover de hierna volgende agendapunten daartoe geen gelegenheid geven.
4. Ingekomen stukken.
5. Verslag van de secretaris.
6. Verslag van de kascommissie.
7. Verslag van de penningmeester, waaronder - financieel overzicht (jaar) - begroting (jaar)
8. Bestuursverkiezing.

Aftredend is/zijn ...........................
Herkiesbaar is/zijn ........................
Niet-herkiesbaar is/zijn .................

Kandidaten voor de vacante bestuursfunctie(s) kunnen zich tot ................... (datum/uur) aanmelden bij de secretaris.

9. Verkiezing kascommissie.
10. Verslag commissies/werkgroepen.
11. Bespreking bestuursbeleid/toekomstplannen.
12. Wat verder ter tafel komt.
13. Rondvraag.
14. Sluiting.

Gezien het belang van deze Algemene Ledenvergadering rekenen wij op uw aanwezigheid.

Eventuele berichten van verhindering kunnen tot daags voor de vergadering aan de secretaris worden doorgegeven.

Bijgaand gelieve aan te treffen de vergaderstukken voor de genoemde ledenvergadering.

Namens het bestuur,

De secretaris, ...

Overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten regisseur
(met dank aan website ZCA / Zaanstreek)

Instelling, gevestigd te ... en vertegenwoordigd door ..., hierna te noemen OPDRACHTGEVER en de heer/mevrouw ..., wonende ... (telefoon, giro/banknummer,fiscaalsofi-nummer), hierna te noemen REGISSEUR

verklaren als volgt te zijn overeengekomen.

1. De regisseur zal voor de opdrachtgever enkele diensten verrichten bestaande uit het regisseren van een spelgroep.
2. De diensten zullen worden verricht in ... (lokaal/zaal), gelegen aan de ... (adres) te ...

In geval van overmacht kan door de opdrachtgever een ander lokaal worden aangewezen, mits dit geschikt is voor het te verrichten werk.

3. De werkzaamheden zullen plaatsvinden op de ...dag avonden/middagen/ochtenden, van ... uur tot ... uur.
4. De regisseur is binnen het kader van de overeengekomen werkzaamheden geheel vrij in het invullen daarvan.

Na overleg met de opdrachtgever kan de regisseur zich laten vervangen.

5. Deze overeenkomst is aangegaan voor de periode van ... (aantal maanden, weken, dagen) ingaande ...
5a. Deze overeenkomst is aangegaan voor in totaal ... (aantal) wekelijkse repetities, ingaande per ... (datum) en derhalve eindigend na ... (datum).
6. Voor het verrichten van deze diensten, vermeld onder 1 ontvangt de regisseur een vergoeding (all-in) van € ... (bedrag) welk bedrag als volgt door de opdrachtgever zal worden uitbetaald:

(regeling van voorschotten en eindafrekening).

7. (indien van toepassing) Behalve de onder 6 genoemde vergoeding ontvangt de regisseur een reiskostenvergoeding van € ... per afgelegde kilometer, op basis van openbaar vervoer, eerste/tweede klasse.
8. Indien door toedoen van of vanwege de opdrachtgever een repetitie geen doorgang kan vinden en indien er niet tijdig overleg over verplaatsing met de regisseur heeft plaatsgevonden, mag de regisseur worden geacht deze werkbeurt te hebben gegeven.
9. Indien door overmacht of ziekte van de regisseur enige repetitie niet kan worden gegeven en indien er niet tot een voor beide partijen aanvaardbaar alternatief voor een extra repetitie kan worden gevonden, is de opdrachtgever niet verschuldigd deze repetitie te betalen en mag hij een overeenkomstig deel van de overeengekomen vergoeding inhouden.

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en getekend te ... (plaats), de ... (datum)

Voor de opdrachtgever: de regisseur:

(handtekening, naam) (handtekening, naam)

(Ontleend aan het Handboek Amateur-theater).

Stichting of Vereniging:
(met dank aan website ZCA / Zaanstreek)

Wil een toneelgezelschap rechtspersoon zijn en daarmee zijn leden vrijwaren voor hoofdelijke aansprakelijkheid, dan kent de wet hiervoor een aantal vormen. Deze zijn zeker niet alle­maal geschikt: een besloten vennootschap is, evenals een naamloze vennootschap, primaire gericht op het maken van winst; daarbij zijn de oprichtingskosten en het benodigde kapitaal zo hoog, dat zij in geen verhouding staan tot de activiteiten van een groep mensen die toneel wil spelen. Veel meer in de lijn ligt hier de stichting of vereniging.

De stichting

Bij een stichting hebben één of meer personen een vermogen ingebracht en een duidelijk doel geformuleerd. Deze doelstelling mag niet gericht zijn op het maken van winst, maar wanneer dit toch gebeurt is dit niet verboden, zolang de winst maar bijvoorbeeld ook de rente van het vermogen- niet aan de oprichters of bestuursleden wordt uitgekeerd. Een stichting kent geen leden; het bestuur bepaalt het beleid. Langere tijd is de stichting wat minder populair geweest vanwege de weinig democratische inslag; vandaar dat er tegenwoordig bij sommige stichtingen, door middel van zogenaamde cliënten- of gebruikersraden, enige inspraak is ingevoerd. Een stichting moet worden opgericht bij notariële akte. Deze bevat de statuten, waarin in ieder geval moet zijn opgenomen: de naam, met daarin voorkomend het woord 'stichting', het doel van de stichting, de vestigingsplaats (zetel), de namen van de oprichters/bestuursleden en het ingebrachte kapitaal. Daarnaast geldt de verplichting dat de stichting is ingeschreven in het stichtingenregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken.

De vereniging

Het hoogste beslissingsorgaan binnen de vereniging is de zogenaamde algemene vergadering. Het uit de leden gekozen bestuur is er ter uitvoering van de besluiten van de vergadering. De doelstelling van een vereniging is niet gericht op het maken van winst, maar net als bij de stichting is dat niet verboden. Wil een vereniging rechtspersoonlijkheid bezitten, dan moet oprichting geschieden bij notariële akte. De daarin opgenomen statuten moeten in ieder geval bevatten: naam, zetel en doet van de vereniging, de verplichtingen van de leden tegenover de vereniging; de wijze van bijeenroepen van de algemene vergadering en de wijze waarop bestuursleden worden benoemd. Ook moeten de statuten bevatten wat de bestemming is van een eventueel batig saldo bij opheffing van de vereniging.

Inschrijving in het Theatergroepenregister van de Kamer van Koophandel is verplicht.

Informatie ontleend aan het Handboek Amateur-theater.

Houten, 1990.

Het aanleggen en bijhouden van een verenigingsarchief:
(met dank aan website ZCA / Zaanstreek)

Meestal is de secretaris van een vereniging belast met de zorg voor het archief, maar ieder ander kan die taak natuurlijk overnemen.

Een goed archief is wenselijk voor allerlei omstandigheden, denk maar aan jubilea.

Sommige archiefbestanddelen zijn noodzakelijk, zoals een goed ledenregister.

De meeste secretarissen zijn geen archivaris. Bovendien kost een archief ruimte en het onderhouden ervan kost tijd. Doorgaans is er een tekort aan beide.

Daarom het volgende ter overweging:

1. Het Verenigingsarchief dient in elk geval te bevatten:

a. notulen van bestuursvergaderingen;
b. notulen van ledenvergaderingen;
c. jaarverslagen;
d. presentielijsten;
e. ledenregister;
f. belangrijke binnengekomen brieven;
g. belangrijke correspondentie naar buiten.

2. Minder belangrijke post, adreswijzigingen, bedankbriefjes, uitnodigingen e.d., kunnen na verloop van tijd vernietigd worden.

Bepaal zelf welke stukken bewaard dienen te worden en wat vernietigd kan worden.

3. Affiches, programmaboekjes, rolverdelingen, foto's en knipsels dienen uiteraard een plaats in het archief te krijgen.

4. Bundel gegevens die betrekking hebben op een bepaalde voorstelling: decorontwerp, requisietenlijst, kaplijst, lichtlijst, kostuumlijst enzovoorts.

5. Van belang is dat de archiefstukken goed gerangschikt kunnen worden. Het is verstandig daartoe bruikbare archiefdozen aan te schaffen. Rangschik per kalenderjaar.

Een ordner of archiefdoos hoeft niet per sé volgepropt te worden...

6. Maak een verzamelstaat van de inhoud; daarmee blijft het archief toegankelijk en wordt te zijner tijd veel gezoek bespaard.

7. Spreek met de penningmeester een redelijk budget af voor de aanschaf van dozen e.d.

8 Ten slotte: als een verenigingsarchief ontbreekt of lange tijd verwaarloosd is, begin er dan niet alléén aan, maar werk liever samen. Dan blijft het een leuk karwei.